Arbeitspaket 02 – Bewerbung und Zulassung

Situation

Die Bewerbung und Zulassung zum Studium erzeugt in den letzten Jahren ein immer größer werdendes Arbeitsaufkommen insbesondere in den Studiensekretariaten und auch in den Fachbereichen. Die im Zuge des Bologna-Prozesses eingeführte neue Strukturierung in Bachelor- und Masterstudiengänge hat zur Folge, dass alle Master-Studierenden im Gegensatz zu früher zweimal ein Bewerbungs- und Zulassungsverfahren durchlaufen. Ferner wirkt sich die insgesamt zurückgehende Bevölkerungszahl keinesfalls auf den Zulauf zu den Universitäten aus. Der Anteil der Menschen in der Gesamtbevölkerung, die einen höheren Bildungsabschluss anstreben, nimmt beständig zu. 

Ziele

Ziel dieses Arbeitspakets ist die Erarbeitung von Best Practice Empfehlungen für die einzelnen Anwendungsfälle, die in einem Katalog zusammengefasst werden. Ein besonderes Augenmerk liegt hierbei auf der Vereinheitlichung und Vereinfachung der Prozesse unter Berücksichtigung von rechtlichen Rahmenbedingungen und unter Einsatz der verfügbaren Möglichkeiten, insbesondere auch der Informationstechnologie. 

Die folgenden Schwerpunktthemen sollen im Arbeitskreis beantwortet werden:
• Übergang vom Bachelor zum Master
• Verstärktes IT-gestütztes Bewerbungsverfahren
• Ranglistenerstellung
• Nachreichungsmanagement
• Auflagenmanagement

Die gemeinsam entwickelten fachlichen Verfahren sollen beim jeweiligen Softwarehersteller beauftragt werden.

Ergebnisse

Analyse der IST-Prozesse: „Bewerbung und Zulassung“ mit Schwerpunkt „Übergang vom Bachelor zum Master“ durch Erfassung der aktuellen Situation beim Ablauf von Bewerbungen und Zulassungen an allen neun beteiligten Universitäten.

Die Prozesse zu den Themen „Nachreichungsmanagement“, „Auflagenmanagement“ und „Elektronische Ranglisten“ wurden in einem Workshop der beteiligten Universitäten zusammengefasst und als Musterprozess in das Ergebnisdokument aufgenommen.

Die Musterkonzepte können von den Universitäten mit den jeweiligen Softwarelieferanten umgesetzt werden. 

Die der HIS-einsetzenden Universitäten einigen sich auf die folgende Priorisierung:

  1. elektronische Ranglisten, 
  2. Nachreichungsmanagement und
  3. Auflagenmanagement.

Die elektronischen Ranglisten sind unter dem Stichwort „Bewerberstapel“ in HISinOne umgesetzt worden. 

Zur Nachhaltigkeit siehe auch unter Ergebnisse Arbeitspaket 10.