Arbeitspaket 04 – Integration in das universitäre Gesamt-Informationsmanagement

Situation

Campus-Management-Systeme sind eine zentrale Säule der IT-Systeme im Bereich Studium und Lehre. Sie sind typischerweise in eine komplexe lokale Systemlandlandschaft eingebettet und mit zahlreichen anderen IT-Systemen vernetzt. Darüber hinaus ist damit zu rechnen, dass Standardisierungen über die einzelne Universität hinaus zunehmend an Bedeutung gewinnen werden. Im Arbeitspaket wurde deshalb die Integration von Campus-Management-Systemen im Gesamt-Informations-Management der Universitäten thematisiert. Der Fokus liegt dabei auf konzeptionellen Themen. Im Gegensatz dazu hat das benachbarte Arbeitspaket 5 den Fokus auf technischen Schnittstellen zwischen Campus-Management und anderen Systemen.

Die Erhebung der aktuellen Situation an den einzelnen Standorten hat Handlungsbedarf in den Bereichen Weiterbildungsveranstaltungen und IDM-Anbindung ergeben. Das Arbeitspaket wurde entsprechend in AP 04.1 – Abbildung von Weiterbildungsveranstaltungen und AP 04.2 – Integration IDM aufgeteilt.

Arbeitspaket 04.1 – Abbildung von Weiterbildungsveranstaltungen

Ziele

Die Ausdehnung von Weiterbildungsangeboten bringt neue Herausforderungen für die eigentlichen Campus-Management-Systeme insbesondere für das Zusammenspiel mit anderen IT-Systemen der Universitäten. 

Zahlende Weiterbildungsteilnehmende schätzen nicht nur exzellente und didaktisch hervorragend vermittelte Inhalte bei moderner Technikausstattung, sondern erwarten organisatorisch wie technikbezogen auch echte Kundenorientierung. 
Der bisherige Erfolg der Weiterbildungsangebote der Universitäten basiert in diesem Bereich teilweise auf hochmanuellen Prozessen, die mit zunehmenden Teilnehmer- und Veranstaltungszahlen einen signifikanten Kostenblock darstellen.

Ziel ist eine strukturbildende Integration in bestehende Verwaltungsprozesse, wie sie auch im regulären Studienangebot zum Einsatz kommen, ohne dass der besondere Fokus „Kundenorientierung“ verloren geht. 
Im Bereich der Studierendenverwaltung fallen bisher Verwaltungsgebühren sowie ggfs. Studiengebühren je Semester an. Diese Gebühren sind jedoch losgelöst von konkreten Veranstaltungen oder Modulen. Diesbezüglich kommen auf die Universitäten mit der wissenschaftlichen Weiterbildung neue und komplexere Gebührenmodelle zu, die in die Gesamt-IT eingebunden werden müssen. Zwei Themenbereiche der Abbildung von Weiterbildungsveranstaltungen sollen im Arbeitspaket „Integration in das universitäre Gesamt-Informationsmanagement“ mit besonderem Fokus angegangen werden:

  • Integration Weiterbildung Bezahlvorgänge
  • Integration Weiterbildung Anbindung CRM-Systeme

Ergebnisse

Entwicklungslücken hinsichtlich der Studierenden- und Gebührenverwaltung sowie der Akademischen Struktur zur Integration der Weiterbildungsstudiengänge im Campus-Management-System sind im SAP SLcM/it.education geschlossen worden. 
Funktionales Design, systemtechnische Umsetzung und prototypische Implementierungen eines Präferenzanmeldesystems in SAP-Technologie unter besonderer Berücksichtigung der Weiterbildungsstudiengänge sind entwickelt worden.
Anforderungen mit Dokumentation in Form von Prozessabläufen sind für HISinOne entwickelt worden. Daraus abgeleitet erfolgte eine Fokussierung auf die Integration Beleg- und Bezahlvorgänge in der Weiterbildung. 

Folgende acht Fachdesigns sind bei der HIS eG als Vorarbeit zur Entwicklung erstellt worden:

  • Weiterbildungsteilnehmer werden
  • Rechnungsrelevante Informationen an Veranstaltung/PrĂĽfung/Studiengang konfigurieren
  • Erweiterungen der Belegverfahren und Detailmasken
  • Registrierung und Immatrikulation der gleichen Person (Ăśbergänge)
  • Weiterbildungsveranstaltung berechnen / GebĂĽhrenberechnung fĂĽr einzelne Veranstaltungen oder ganzes Programm (mit Vererbung) 
  • Maske zur Bearbeitung und Nacherfassung fĂĽr Weiterbildungsteilnehmer/innen inkl. Rechte
  • Studienplaner fĂĽr Weiterbildungsteilnehmer/innen
  • GebĂĽhren und Anträge

Die Funktionalität „Belegen mit Warteliste“ konnte außerdem entwickelt, getestet und abgenommen werden (siehe auch „Nachhaltigkeit der Entwicklungen in HISinOne“ unter Ergebnisse des Arbeitspakets 10).